Miért kulcsfontosságú a pontos megrendelői adatmegadás a csomagküldésben?

A csomagküldés kívülről sokak számára egyszerű folyamatnak tűnik: „Feladom a csomagot, jön a futár, elviszi, megérkezik.” A valóság azonban ennél jóval összetettebb. Mi, a PMP Expressz csapatánál, nap mint nap több száz megrendelést dolgozunk fel, és közvetítőként kötjük össze az ügyfeleket olyan nemzetközi és hazai szállítócégekkel, mint a GLS, DPD, FedEx, TNT és más futárszolgálatok. Pontosan látjuk, hol és miért akad el egy szállítás – és az esetek jelentős részében nem a futár, nem a rendszer és nem a szándék hiánya a probléma, hanem az hibásan vagy hiányosan megadott megrendelői adatok. Ez a cikk azért született, hogy érthetően, a gyakorlat oldaláról mutassuk meg: miért létfontosságú a pontos adatmegadás, és milyen következményei vannak annak, ha egy megrendelés „rutinból” kerül leadásra. A megrendelői adatok nem adminisztrációk – hanem a szállítás alapjai Egy csomag útja adatokkal indul. A rendszer nem gondolkodik, nem találgat, nem javít ki automatikusan – azt kezeli, amit kap. Ide tartozik többek között: feladó és címzett neve, pontos szállítási cím (irányítószám, utca, házszám, emelet, kapucsengő), elérhető telefonszám, e-mail cím, csomag súlya, mérete, tartalma, utánvét összege (ha van), speciális igények (idősáv, céges átvétel, raktár, portaszolgálat). Ha ezek közül bármelyik hibás, hiányos vagy pontatlan, az láncreakciót indít el a teljes logisztikai folyamatban. Mit okoz egy hibás megrendelés a gyakorlatban? Sokan nem gondolják végig, hogy egy „apró” hiba milyen hatással van mindenkire. 1. Az ügyfél oldalán csúszó vagy meghiúsult kézbesítés, sikertelen kézbesítési kísérletek, újraütemezés, idegeskedés, bizonytalanság, plusz költségek (újrafeladás, tárolás, visszaszállítás), elveszett bizalom a szolgáltatás iránt. Mindegy, hogy csomagot vár vagy csomagot küld – a végeredmény ugyanaz: az élmény messze elmarad attól, amiért a szolgáltatást igénybe vette. 2. A futárok oldalán A futárok időre dolgoznak, útvonalterv szerint, sokszor több tucat címre egyetlen műszak alatt. Egy hibás cím vagy nem elérhető címzett: felesleges köröket jelent, forgalomban, dugóban eltöltött plusz időt, sikertelen kézbesítést, frusztrációt, torlódást a teljes napi útvonalon. A futár nem tud „várni fél órát”, nem tud minden címhez külön nyomozást folytatni. Ha nem elérhető az ügyfél, a rendszer lép tovább. 3. A mi oldalunkon – közvetítőként A PMP Expressznél a hibás megrendelés: manuális egyeztetést igényel, telefonhívásokat, e-maileket, adatmódosításokat, újrarögzítést a futárrendszerekben, reklamációkezelést, idő- és erőforrás-pazarlást jelent. Mindez nem ad hozzá értéket a szolgáltatáshoz, csak azért történik, mert az alapadatok nem voltak rendben. Ünnepi időszakok: amikor minden hiba hatványozottan számít Karácsony, Black Friday, húsvét, hosszú hétvégék – ezekben az időszakokban a teljes logisztikai hálózat extrém terhelés alatt működik. Ilyenkor: több a csomag, kevesebb az idő, minden futár, raktár és rendszer maximumon dolgozik. Egy hibásan megadott adat ilyenkor nem csak késést okoz, hanem akár napokra vagy hetekre eltolhatja a kézbesítést. Fontos megérteni: ilyenkor nincs tartalék kapacitás a hibák javítására. Egy jól leadott megrendelés: aranyat ér Ezzel szemben egy precízen, átgondoltan leadott megrendelés: gyorsabban feldolgozható, automatikusan továbbítható a futárszolgálat felé, kevesebb hibalehetőséget tartalmaz, gördülékeny kézbesítést tesz lehetővé, valóban azt az élményt adja, amiért az ügyfél a szolgáltatást választotta. Fontos hangsúlyozni: így is vannak rajtunk kívül álló tényezők – időjárás, forgalom, balesetek, technikai meghibásodások. Ezeket nem tudjuk befolyásolni. De azt igen, hogy ne nehezítsük tovább a folyamatot elkerülhető hibákkal. Ne rutinból add le a megrendelést! A legtöbb probléma abból fakad, hogy a megrendelés „megy, ahogy szokott”. Régi adatok, automatikus kitöltés, átmásolt címek – ellenőrzés nélkül. Pedig minden csomag külön történet. Jó tanácsok – mielőtt véglegesíted a megrendelést Ellenőrizd a címet karakterről karakterre Valós, elérhető telefonszámot adj meg Gondold végig: napközben valóban elérhető a címzett? Ünnepi időszakban számolj hosszabb átfutással Ne hagyd üresen a megjegyzés mezőt, ha van fontos információ Ha bizonytalan vagy, kérdezz – mi ezért vagyunk Záró gondolat A csomagküldés közös felelősség. Mi, a PMP Expressznél azon dolgozunk, hogy a lehető legjobb megoldást adjuk az ügyfeleink kezébe – de a folyamat az adatokkal kezdődik. Egy jól leadott megrendelés időt, pénzt és idegeskedést spórol meg mindenkinek: az ügyfélnek, a futárnak és nekünk is. És végső soron ez az, amiért ezt a szolgáltatást igénybe veszik.